Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

base4IT GmbH
Carl-von-Linde-Straße 10a
85716 Unterschleißheim

Telefon: 089 809093-0
E-Mail: info@base4it.com

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

secopan gmbh
Am Schönblick 14
71229 Leonberg

Telefon: +49 7152 56958-0
E-Mail: datenschutz@secopan.de

3. Hosting

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Server-Logfiles, der E-Mail-Versand der Formulare, die Datei-Sicherung von Formulareinsendungen und hochgeladene Bewerbungsunterlagen liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland.

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Informationen (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit) in Server-Logfiles gespeichert, um den Betrieb sicherzustellen und Störungen erkennen zu können. Beim Zugriff auf den passwortgeschützten Bereich (Inhaltspflege unter /admin/) wird die IP-Adresse zusätzlich kurzzeitig gespeichert, um nach mehreren Fehlversuchen eine automatische Sperre auszulösen und die Anmeldung vor automatisiertem Ausprobieren zu schützen. Ebenso speichern wir beim Absenden eines Formulars und bei Registrierung und Anmeldung im Kundenportal die IP-Adresse (im Kundenportal auch die angegebene E-Mail-Adresse) für höchstens 24 Stunden, um massenhafte automatisierte Einsendungen und Anmeldeversuche zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist jeweils unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Um zu erfahren, welche Seiten wie oft aufgerufen werden und woher die Besucher kommen, zählen wir die Aufrufe unserer Website selbst, auf unserem eigenen Server und ohne Analyse-Dienste Dritter. Dabei setzen wir keine Cookies und lesen nichts von Ihrem Gerät aus. Gespeichert werden die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, die verweisende Website (nur deren Name), ein Kampagnenkennzeichen aus dem Link sowie Gerätetyp, Browser und Betriebssystem in groben Kategorien. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht: Aus ihr und der Browserkennung bilden wir mit einem täglich neu erzeugten und danach verworfenen Schlüssel eine Kurzkennung, die nur am selben Tag gleich bleibt und keinen Rückschluss auf Ihre Person zulässt. Die einzelnen Aufrufe löschen wir nach 90 Tagen; danach bleiben nur zusammengefasste Tageszahlen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kontakt-, Anfrage-, Webinar- und Bewerbungsformulare

Bei Nutzung eines Kontakt-, Anfrage-, Webinar- oder Bewerbungsformulars verarbeiten wir die eingegebenen Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung beim Absenden des Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bei Anfragen im Zusammenhang mit einem möglichen Vertragsschluss zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Versand erfolgt über einen E-Mail-Server unseres Hosting-Anbieters in Deutschland; als Sicherheitsnetz speichern wir jede Einsendung zusätzlich in einem gegen Zugriff von außen gesperrten Ordner auf demselben Server.

• Versand einer Benachrichtigung an unser zuständiges Team
• Versand einer Eingangsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse
• Beim Bewerbungsformular zusätzlich: hochgeladene Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf) als Dateianhang
• Die auf dem Server gespeicherte Einsendung wird sechs Monate nach Eingang automatisch gelöscht
• Die per E-Mail bei uns eingegangenen Anfragen und Bewerbungen löschen wir ebenfalls nach sechs Monaten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder daraus ein Vertrags- bzw. Beschäftigungsverhältnis entsteht

6. Cookies und Browser-Speicher

Diese Website speichert im Browser nur eine technisch notwendige Einstellung: die gewählte Farbschema-Präferenz (hell/dunkel), dauerhaft bis Sie sie ändern oder den Browser-Speicher leeren. Das ist gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil ohne diese Speicherung die gewählte Einstellung bei jedem Seitenaufruf verlorenginge. Beim Zugriff auf die Inhaltspflege unter /admin/ setzt der Server zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um die Anmeldung aufrechtzuerhalten; das betrifft ausschließlich das Redaktionsteam, nicht Besucher der öffentlichen Seiten. Im Kundenportal (portal.php) setzt der Server zwei technisch notwendige Cookies: „__Host-b4it_portal“ hält die Anmeldung, „__Host-b4it_portal_vorab“ schützt Formulare vor dem Absenden durch fremde Websites. Beide enthalten nur eine Zufallskennung und erlöschen mit dem Schließen des Browsers; die Anmeldung endet außerdem nach 15 Minuten ohne Aktivität und spätestens zwei Stunden nach dem Anmelden. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Analyse-Dienste Dritter eingebunden; auch unsere eigene Reichweitenmessung (Abschnitt 4) kommt ohne Cookies aus. Sollte künftig ein Analyse- oder Marketing-Tool eingebunden werden, wird vorab ein Consent-Tool integriert.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannte Adresse. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

8. Widerruf einer erteilten Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit formlos per E-Mail an info@base4it.com widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

9. Kundenportal und Newsletter

Im Kundenportal können Sie ein Konto anlegen und darin festlegen, welche Themen Sie interessieren und welche Newsletter Sie erhalten möchten. Außerdem finden Sie dort die Versionshistorie unserer Software, Leitfäden, Webinar-Unterlagen und weitere Dokumente. Dafür verarbeiten wir Organisation, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sowie Ihre Auswahl. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung bei der Registrierung bzw. beim Abonnieren eines Newsletters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Registrierung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst mit dem Klick auf den Link in unserer Bestätigungsmail wird das Konto eingerichtet. Danach erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail, und unser Team wird per E-Mail mit Ihrem Namen, Ihrer Organisation und Ihrer E-Mail-Adresse über die neue Registrierung informiert, damit wir Sie persönlich betreuen können. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach sieben Tagen automatisch. Zum Nachweis Ihrer Einwilligungen speichern wir jeweils Zeitpunkt, IP-Adresse und den Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben; ebenso jeden Widerruf. Diese Nachweise bewahren wir für die Dauer Ihres Kontos auf. Aus Sicherheitsgründen protokollieren wir Anmeldungen, Änderungen am Konto, den Abruf von Dokumenten und den Versand unserer E-Mails an Sie mit Zeitpunkt und IP-Adresse und löschen diese Einträge nach 180 Tagen. Um das Portal zu betreuen und zu verbessern, speichern wir außerdem zu jeder Anmeldung Beginn und Dauer, Browser und Betriebssystem sowie die dabei aufgerufenen Bereiche, Suchbegriffe und Dokumente; diese Angaben löschen wir nach 90 Tagen (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bestandskunden laden wir zum Kundenportal ein: Dafür übernehmen wir Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Kundennummer aus unserer Kundenverwaltung und schicken eine Einladung per E-Mail (Rechtsgrundlage: Vertragsverhältnis und berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Nehmen Sie die Einladung nicht innerhalb von 30 Tagen an, löschen wir diese Angaben aus dem Portal. Damit Sie eine abgelaufene Einladung einfach erneuern können, bewahren wir danach 180 Tage lang nur einen verschlüsselten Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse auf, aus dem sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt; fordern Sie in dieser Zeit im Portal einen Anmeldelink an, schicken wir Ihnen eine neue Einladung. Zur Betreuung können unsere Mitarbeitenden Ihr Konto um interne Angaben ergänzen, etwa Ihre Kundennummer. Diese sind nicht Teil der Datenkopie, die Sie im Portal herunterladen können; Auskunft auch über diese Angaben erhalten Sie jederzeit auf Anfrage. Haben Sie sich 36 Monate nicht angemeldet, erinnern wir Sie per E-Mail; melden Sie sich danach nicht innerhalb von 30 Tagen an, löschen wir das Konto mit allen Angaben. Das gilt nicht, solange Sie mindestens einen unserer Newsletter beziehen.

Die Daten liegen in einer Datenbank auf dem Server unseres Hosting-Anbieters in Deutschland; die E-Mails versenden wir über dessen E-Mail-Server. Den Newsletter versenden wir ebenfalls über diesen Server, teils auch über unser eigenes Versandsystem, in das wir dafür die Empfängerliste übernehmen. Dabei halten wir fest, wann Ihnen welche Ausgabe zugestellt wurde, und löschen diese Angabe nach 180 Tagen; ob und wann Sie einen Newsletter öffnen oder darin einen Link anklicken, werten wir nicht aus. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Sie können Ihre Angaben im Portal jederzeit selbst ändern, eine Kopie Ihrer Daten herunterladen und Ihr Konto löschen. Jeder Newsletter enthält außerdem einen Link, mit dem Sie ihn ohne Anmeldung abbestellen können.

Einige Inhalte im Portal verweisen auf externe Angebote, etwa ein Erklärvideo bei Vimeo (Vimeo.com, Inc., USA) oder ein Muster-Antragsformular zum Testen. Diese Inhalte sind nicht in unsere Seiten eingebettet: Erst wenn Sie den Link anklicken, wird die Seite des Anbieters in einem neuen Fenster geöffnet, und es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Stand: Oktober 2026